Control de EPIs para inspección de trabajo: qué necesitas y cómo tenerlo listo

Actualizado: julio 2026 · Lectura: 8 min

Si tienes trabajadores que llevan casco, guantes, arnés, gafas o cualquier otro equipo de protección individual, la ley te obliga a llevar un registro de entrega. No es una buena práctica: es una obligación legal. Y en una inspección, lo primero que te van a pedir es ese registro, junto con la evaluación de riesgos y la formación en PRL.

Esta guía explica qué dice la normativa, qué mira un inspector, qué errores son los más comunes (y los más caros) y cómo dejar el registro resuelto de forma que se mantenga solo, sin perseguir al encargado para que apunte las entregas en una hoja.

Qué dice la ley

Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales

El artículo 19 establece que el empresario deberá garantizar que cada trabajador reciba una formación teórica y práctica, suficiente y adecuada, en materia preventiva. El artículo 23 regula la documentación que el empresario debe elaborar y conservar: entre ella, la relativa a la entrega de EPIs.

Real Decreto 773/1997, sobre EPIs

Es la norma específica. Establece las obligaciones del empresario:

• Determinación de los puestos de trabajo en los que es necesario el uso de EPIs.
• Elección de los EPIs adecuados al riesgo evaluado, al usuario y a la ergonomía.
• Entrega gratuita de los EPIs a los trabajadores, en perfecto estado de funcionamiento.
• Información y formación sobre los riesgos contra los que les protege el EPI y las actividades en que deben utilizarlo.
• Registro de entrega: documento que acredite que el trabajador ha recibido el EPI, su fecha, el tipo y el estado.

Qué mira una inspección de trabajo

Cuando un inspector pide la documentación de EPIs, lo habitual es que solicite:

1. La evaluación de riesgos del puesto (Plan de Prevención), donde figure la necesidad del EPI.
2. El registro de entrega firmado por cada trabajador, con fecha, tipo de EPI y estado.
3. El certificado de conformidad o marcado CE del EPI entregado.
4. La información/formación recibida por el trabajador sobre el uso del EPI.
5. El plan de mantenimiento o sustitución del EPI (especialmente en EPIs con vida útil definida como arneses o cascos).

Lo que suele pasar: el registro está hecho en una hoja de Excel, o peor, en un cuaderno, con huecos, sin firmar, sin foto del EPI y sin fechar las sustituciones. Eso es lo que se sanciona.

Qué información debe contener el registro de entrega

Los errores más comunes (y más caros)

1. No tener registro, solo el justificante de compra

La factura de compra del EPI no acredita que se entregó. Es el error más frecuente en obras pequeñas. La sanción por no tener registro puede ir de 2.451 € a 49.180 € según la gravedad (importes según Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, texto refundido 2026).

2. Registro sin firmar

Un Excel con "entregado a tal persona el día X" sin firma del trabajador se considera prueba insuficiente. El inspector suele requerir firma, o en su defecto, prueba digital equivalente (foto, app con confirmación, etc.).

3. EPI sin marcado CE

Si el EPI entregado no tiene marcado CE o no corresponde al riesgo evaluado, la infracción es grave independientemente del registro. Asegúrate de comprar EPIs con marcado CE y conservar el certificado.

4. Registro desactualizado

"Le di un casco nuevo en 2024 y desde entonces nada". El inspector pregunta: ¿cuándo se sustituyó? ¿cuál es la vida útil de ese modelo? ¿hay registro? Si no hay respuesta documentada, la inspección se complica.

5. Confundir EPI con ropa de trabajo

No todo lo que se entrega al trabajador es un EPI. Unos pantalones de trabajo sin propiedades protectoras específicas no son un EPI; un arnés anticaídas, sí. Mezclar ambos en el mismo registro es un error menor pero frecuente.

Cómo mantener el registro al día sin perseguimientos

El motivo por el que la mayoría de empresas medianas no tienen el registro bien es operativo: nadie se acuerda de apuntar cada entrega. El operario nuevo llega, recibe casco y guantes "de palabra" y empieza a trabajar; el jefe de obra, cuando se acuerda, intenta reconstruir lo que pasó.

La solución pasa por hacer que apuntar la entrega cueste lo mismo que no apuntarla. Eso se logra con:

• Un sistema accesible desde el móvil del operario: cuando le entregas el EPI, él mismo confirma la recepción en dos toques.
• Un catálogo de EPIs predefinido: en lugar de escribir "casco 3M H-700", seleccionas de un desplegable.
• Foto del EPI entregado: especialmente útil para EPIs reutilizables, ya que deja constancia del estado en el momento de la entrega.
• Alertas automáticas de sustitución: el sistema te avisa X meses antes de que toque revisar o cambiar un arnés, un casco o un par de botas.
• Exportación a PDF: cuando llega la inspección, generas el informe en un clic, con la lista de trabajadores y los EPIs recibidos.

Cómo lo resuelve trackeo

trackeo lleva el control de EPIs integrado en el mismo sistema que el resto del inventario (herramienta, equipo, material). El flujo habitual:

1. El empresario o el encargado da de alta los EPIs en el catálogo (puede importarlos desde Excel o crearlos uno a uno).
2. Cuando un operario recibe un EPI, se registra la entrega: trabajador, fecha, tipo de EPI, estado y, opcionalmente, foto.
3. El operario confirma la recepción desde su móvil (un toque). El registro queda firmado digitalmente.
4. Si el EPI tiene vida útil definida, trackeo avisa X días antes de la fecha de revisión o sustitución.
5. Cuando llega una inspección, exportas el informe a PDF: lista de EPIs entregados por trabajador, con fechas y estados.

El registro no se puede editar ni borrar después — es inmutable, igual que el resto de movimientos de inventario. Eso es deliberado: si un inspector pregunta por una entrega de hace tres años, la respuesta no puede ser "no sé, alguien lo borró".

Lo que NO hace trackeo (y debes tener cubierto)

trackeo es un sistema de registro de entrega y trazabilidad de EPIs. No sustituye a:

• Tu Plan de Prevención y la evaluación de riesgos de cada puesto (la tiene que hacer tu técnico de PRL o tu SPA).
• La formación en PRL de cada trabajador (también obligatoria y con su propia documentación).
• El certificado CE del EPI, que debes conservar junto con la factura de compra.
• La auditoría anual de tu sistema de gestión de PRL.

trackeo encaja como capa operativa dentro de tu sistema de PRL: hace que la parte de "tengo un registro al día de las entregas" deje de ser un problema.

¿Cuánto cuesta una sanción por no tener registro de EPIs?

Las sanciones en España están tipificadas en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (texto refundido aprobado por RD Legislativo 5/2000). Las infracciones en PRL se clasifican en leves, graves y muy graves, con importes actualizados periódicamente. A julio de 2026, los rangos orientativos son:

No tener registro de entrega de EPIs suele considerarse infracción grave. La multa concreta depende del inspector, de la empresa y de si hay otras infracciones acumuladas. El coste de trackeo es de 29 €/mes: si una sola inspección sale bien gracias a tener el registro al día, se paga literalmente años de suscripción.

Importes orientativos según normativa vigente a julio de 2026. Pueden variar tras actualizaciones del RD Legislativo 5/2000. Confirma los importes actualizados con tu servicio de prevención o con el Ministerio de Trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Una foto del EPI sirve como prueba de entrega?
Una foto por sí sola no es prueba suficiente, pero combinada con un registro digital donde figure el trabajador, la fecha y la confirmación de recepción, es prueba válida. De hecho, es más robusta que una hoja de firmas en papel, que se puede perder o deteriorar.

¿Y si entrego EPIs a subcontratas?
La obligación de entregar EPIs es del empresario que tiene la relación laboral. Si tú eres subcontratado, tu empresa te entrega los tuyos. Si subcontratas, asegúrate de que cada subcontrata cumple con sus trabajadores y conserva tu registro para tus empleados.

¿Cuánto tiempo debo conservar el registro de EPIs?
La Ley 31/1995 no fija un plazo específico para el registro de entrega, pero la práctica habitual es conservarlo durante toda la vida laboral del trabajador más el periodo de prescripción de las infracciones (4 años para graves, 5 para muy graves según la LISOS).

¿Sirve un Excel compartido en la nube?
Sí, pero con limitaciones: no hay confirmación del trabajador, no hay foto del EPI, no hay alertas de sustitución. Funciona como punto de partida, no como sistema definitivo.

¿Qué EPIs requieren marcado CE?
Todos los EPIs definidos como tales en el RD 773/1997. Hay tres categorías según el riesgo: I (riesgos mínimos), II (riesgos intermedios) y III (riesgos graves o mortales). Los de categoría III requieren además la intervención de un organismo notificado para la certificación.

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